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Dicas para fazer um relatório parte 1
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Quando se realiza um trabalho, um estudo, um projecto, os fundamentos aplicados. os conhecimentos adquiridos e as conclusões retiradas deverão ser registadas de modo que não se perca informação que, de outra forma, poderia ser esquecida. Este registo reveste-se de particular importância quando é necessário apresentar conclusões, rever decisões ou avaliar conhecimentos.
O cuidado a ter na elaboração de um relatório, como forma de transmitir informação a outras pessoas, é de extrema importância, uma vez que se torna numa prova escrita de conhecimento que se pretende transmitir. Porn este motivo, deverá ser produzido de modo legível e dactilografado.
Objectivos: o principal objectivo de um relatório é o de registar «em papel» todo o trabalho realizado no decurso de um projecto. Um relatório pode ter apenas um página ou vários volumes, mas o facto de constituir um registo escrito de um acontecimento torna-o extremamente importante.
Um relatório servirá, então, como meio de registar informação sobre uma situação decorrente de uma análise mais ou menos aprofundada, expondo técnicas aplicadas na investigação e divulgando propostas e conclusões resultantes do estudo efectuado.
Tudo isto deve ser observado, com o intuito de oferecer ao leitor toda a informação necessária ao correcto entendimento do trabalho, desde as suas bases até às conclusões.
Qualidades: quando se escreve um documento é porque se tenciona que ele venha a ser lido por alguém. Apesar de parecer uma afirmação demasiado vulgar, se se pensar melhor no seu significado, conclui-se facilmente que é da responsabilidade de quem escreve, obter um relatório que seja compreendido pelo leitor tal e qual como o escritor o entende.
Tomando isto em linha de conta podem-se enunciar algumas características que deverão estar presentes quando se pretende elaborar um relatório com uma qualidade aceitável. Assim um relatório deve ser:
completo: contendo todos os pontos essenciais e pormenores relevantes, de forma a abranger de forma clara e precisa todo o espaço de conhecimentos que se pretende registar. Factos e hipóteses devem-se distinguir claramente.
Equilibrado: realçando os assuntos importantes, descrevendo-os precisa e exaustivamente, diminuindo a ênfase colocada em pormenores menos relevantes.
Simples: um relatório não pode dar muito trabalho para ler, caso contrário, para além de poder não ser compreendido(ou, pior ainda, ser mal compreendido) pode nem sequer ser lido. Desta forma, devem-se eveitar expressões ou descrições ambíguas, abreviaturas e termos em gíria, a não ser que sejam inispensáveis e se tenha a certeza que o leitor entenderá.
Agradável: tanto do ponto de vista do estilo da escrita como da apresentação visual do relatório. Deve ser escrito de modo a cativar e despertar o interesse e a atenção do leitor.
Relevante: um relatório deverá incluir apenas os assuntos necessários, não se devendo referir temas ou pormenores supérfluos «só para encher».
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